Акт

Акт – это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленных фактов и событий. Акт влечет правовые последствия.

Акты составляются по результатам ревизий деятельности компании или ее структурных подразделений, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме работ по контракту, при проверке состояния делопроизводства в структурных подразделениях, при списании материалов и т. п.

Например, акты составляются после проведения инвентаризации имущества в компании; чтобы зафиксировать опоздание работника к началу рабочего дня; при передаче участником общества своего имущества в уставный капитал; при передаче увольняющимся должностным лицом своих дел и документов; по результатам внутренней ревизии отделов или компании в целом.

Главная отличительная черта акта – возможность мобильно зафиксировать результаты юридически значимых событий.

Подписание акта комиссией является главным доказательством подлинности зафиксированных в документе данных.

Юристы компании принимают обязательное участие в комиссиях, осуществляющих проверку отдельных подразделений, сохранности имущества компании, соблюдение правил и инструкций компании, аттестации сотрудников. Результаты всех этих проверок регистрируются в актах.

В процессе хозяйственно-правовой (производственной) деятельности компании также составляются акты, но мы их здесь не рассматриваем, хотя их стоит обозначить, чтобы отличать от актов организационного характера.

Виды актов, образующихся в хозяйственной деятельности компании:

• акты приема-передачи векселей;
• акты взаимозачетов;
• акты приема-сдачи (по выполненным работам, услугам);
• акты сверки взаимных расчетов.

Разумеется, юрист не может и не должен участвовать в создании всех актов компании, но в случае необходимости он должен уметь составить типовую форму для использования ее той или иной структурой. Существуют акты, формы которых утверждены соответствующими государственными министерствами и ведомствами.

Структура акта несложна и объем, как правило, невелик. Акт очень похож на протокол, оба эти документа фиксируют событие и содержат указание на результат этого события:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата и номер;
• место составления;
• гриф утверждения;
• заголовок к тексту;
• текст;
• отметка о наличии приложения.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

В вводной части указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится ревизия, проверка или описываются факты, послужившие основанием для составления акта. Затем перечисляется состав комиссии: председатель и члены комиссии (должности, фамилии, инициалы). Фамилии членов комиссии приводятся, как правило, в алфавитном порядке, нумеруются арабскими цифрами. В вводной части указываются также лица, не являющиеся членами комиссии, но присутствующие при ее работе.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, указываются документы, на основании которых работа проводилась, фиксируются установленные факты, делаются выводы о полученных результатах и, при необходимости, даются предложения по устранению выявленных недостатков. Текст акта принято излагать от третьего лица единственного числа, например: «комиссия установила».

Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождения помещаются в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту.

В случае работы с иностранной компанией акты составляются на двух языках.

Всем известны слова: «Мы, нижеподписавшиеся...». Именно с них начинается акт, если он составлен и подписан комиссией. В случае если акт подписан одним лицом, можно начать текст акта со слов «Мною, Ф.И.О., должность, в присутствии – Ф.И.О., должность, составлен настоящий акт о том, что:....» Далее идет констатация тех фактов, которые закрепляются в акте и имеют юридическое значение. Например, в Акте о нарушении трудовой дисциплины сотрудником может быть следующее основное содержание:

«...сотрудник (указать должность, подразделение, Ф.И.О. совершил нарушение служебной дисциплины (указать, в чем выразилось нарушение служебной дисциплины). При этом он отказывается от дачи объяснений по данному поводу. Свой отказ от письменных объяснений сотрудник (Ф.И.О.) мотивировал следующим образом: (в произвольной форме изложить мотивировку)».

Важно отметить, что акт не устанавливает никаких санкций, только фиксирует.

Акт должны подписать все лица, входящие в комиссию, уполномоченные на составление акта должностными обязанностями, Положением, приказом руководителя. Акт, составляемый комиссией, подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей между членами комиссии: председатель, члены комиссии. В остальных актах указывается наименование должности лица, подписавшего акт. Если кто-либо из членов комиссии не согласен с выводами комиссии и отказывается от подписания акта, об этом должна быть сделана соответствующая запись в самом акте. Член комиссии имеет право указать в акте свое «особое мнение».