Правила ведения кассовых операций

Порядок ведения кассовых операций определен Указанием Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У.

Для ведения кассовых операций юридическим лицом устанавливается максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня. Это – лимит остатка наличных денег. Он определяется фирмами и предпринимателями самостоятельно по формуле, приведенной в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У:

Где:

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях;

Р – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег, в рабочих днях (не более 92);

N_c – период времени между днями сдачи в банк наличных денег в рабочих днях (не более 7, а при расположении фирмы или предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, – не более 14).

Лимит остатка наличных денег можно также рассчитать исходя из объема выдач наличных денег по формуле:

Где:

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

R – объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях. Сюда не включают суммы наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам;

Р – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег в рабочих днях (более 92);

N_n – период времени между днями получения в банке наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, в рабочих днях. Этот период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении фирмы или предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, – четырнадцати рабочих дней.

Если у фирмы есть обособленное подразделение со своим банковским счетом, для него лимит остатка наличных денег устанавливается в аналогичном порядке.

Какой формулой воспользоваться, фирма решает самостоятельно, исходя из характера своей деятельности.

Установленный лимит остатка наличных денег нужно утвердить приказом.

По общему правилу накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита не допускается. Исключение – дни выплат заработной платы, стипендий и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на эти цели. Лимит также можно превышать в выходные и нерабочие праздничные дни, если в эти дни ведутся кассовые операции.

Наличные деньги свыше установленного лимита нужно сдать в банк для зачисления на счет фирмы (предпринимателя).

Индивидуальным предпринимателям и субъектам малого предпринимательства лимит остатка наличных денег можно не устанавливать.

Для ведения кассовых операций из числа своих работников фирма (предприниматель) выделяет кассира. Если их несколько, то один из них выполняет функции старшего кассира.

Кассовые операции может проводить руководитель организации.

Кассовые операции можно вести с применением программно-технических средств, которые должны иметь функцию распознавания не менее четырех машиночитаемых защитных признаков банкнот Банка России, установленных Банком России (п. 4 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Кассовые операции оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами – кассовыми документами. Они оформляются:

• главным бухгалтером;
• бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером;
• руководителем при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера.

Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером, а также кассиром. Если у фирмы нет бухгалтеров, эти документы подписываются руководителем или кассиром. Образцы этих подписей, как и штамп для подтверждения проведения кассовой операции, должны быть у кассира.

Если кассовые операции ведет руководитель организации, то он и подписывает кассовые документы. Кроме того, в этом случае не оформляются образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы.

Указанием Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У установлено, что мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия денег определяются организациями и предпринимателями самостоятельно. Это означает, что иметь специально оборудованную кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) необязательно.

Все документы, которыми оформляются кассовые операции, могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде. Документы в электронном виде должны быть подписаны электронными подписями.

Указание Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У устанавливает правила приема и выдачи наличных денег, которые в общих чертах заключаются в следующем.

Прием наличных денег проводится по приходным кассовым ордерам. Кассир, получив этот документ, проверяет подписи на нем и соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью. Также нужно проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.

Приняв наличные деньги, кассир сверяет их сумму с суммой, указанной в приходном кассовом ордере, подписывает его и проставляет на квитанции оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции. Квитанция выдается вносителю наличных денег.

Если сумма вносимых денег больше, чем указано в приходном кассовом ордере, нужно лишнее вернуть вносителю. Если вносимых денег меньше, чем указано в документе, кассир должен предложить вносителю довнести недостающую сумму. Если вноситель отказался сделать это, кассир возвращает ему вносимые деньги. Ордер при этом кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру (бухгалтеру, руководителю) для оформления ордера на фактически вносимую сумму наличных денег.

Если кассовые операции ведутся с применением контрольно-кассовой техники, то по окончании их проведения на основании контрольной ленты оформляется приходный кассовый ордер на общую сумму принятых наличных денег.

Для оформления выдачи наличных оформляются расходные кассовые ордера. Кроме них при выплате заработной платы, стипендий и других выплат оформляются расчетно-платежные и платежные ведомости.

Кассир выдает наличные деньги получателю, указанному в расходном кассовом ордере (расчетно-платежной или платежной ведомости), при предъявлении им паспорта. Деньги можно выдать также получателю по доверенности. Он также должен предъявить паспорт.

Получив документ на выдачу наличных, кассир должен проверить подписи на нем и соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в нем, и соответствие фамилии, имени и отчества получателя, указанных в расходном кассовом ордере, данным предъявляемого получателем паспорта.

При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает ордер получателю наличных денег. Получатель указывает в ордере получаемую сумму наличных денег и подписывает его.

Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями, и выдает ее получателю. Получатель пересчитывает под наблюдением кассира наличные деньги. Если этого не сделано, то впоследствии кассир не принимает от получателя наличных денег претензии по сумме наличных денег.

После соблюдения всей процедуры кассир подписывает расходный кассовый ордер.

Аналогичный порядок выдачи наличных денег должен быть соблюден, если наличность выдается по расчетно-платежной или платежной ведомости. Таким способом выдаются заработная плата, стипендии и другие подобные выплаты. Сумма наличных денег, выдаваемая на эти цели, и срок выдачи указываются в ведомостях. При этом срок выдачи наличных денег не может превышать пяти рабочих дней.

В последний из этих дней кассир в ведомости проставляет надпись «депонировано» напротив фамилий работников, которым деньги не выданы. Кроме того, кассир записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк, и сверяет указанные суммы с итоговой суммой в ведомости.

После этого кассир заверяет своей подписью расчетно-платежную (платежную) ведомость и реестр депонированных сумм и передает их главному бухгалтеру (бухгалтеру, руководителю). А на фактически выданные суммы наличных денег по ведомости оформляется расходный кассовый ордер.

Для учета поступающих в кассу и выдаваемых из кассы наличных денег организации и предприниматели ведут кассовую книгу. В ней делаются записи по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир выводит в кассовой книге сумму остатка наличных денег на конец рабочего дня и проставляет подпись.

Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов и подписываются главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем.

Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии – руководитель.

Индивидуальные предприниматели могут не вести кассовую книгу. Это допускается, если бизнесмен в соответствии с налоговым законодательством ведет учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности.

Если фирма или предприниматель принимают наличные деньги, необходимо использовать контрольно-кассовую технику (ККТ). Не применять ККТ могут:

• предприятия, оформляющие прием денег на бланках строгой отчетности (например, почтовые отделения, авиационные компании и т. д.);
• фирмы, перечисленные в пункте 3 статьи 2 Федерального закона от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ.

Основные требования к ККТ установлены статьей 4 Федерального закона от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ. Согласно этой норме ККТ должна:

• быть зарегистрирована в налоговых органах по месту учета организации или индивидуального предпринимателя в качестве налогоплательщика;
• быть исправна, опломбирована в установленном порядке;
• иметь фискальную память и эксплуатироваться в фискальном режиме.

При проведении неналоговой проверки налоговая служба может потребовать следующую информацию, зарегистрированную на электронной контрольной ленте защищенной (ЭКЛЗ) (п.4.4.1 Методических указаний по применению ЭКЛЗ в контрольно- кассовых машинах, утв. протоколом Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам от 25 июня 2002 г. № 4/69-2002):

• отчет по закрытиям смен в заданном диапазоне дат;
• отчет по закрытиям смен в заданном диапазоне номеров смен;
• итоги смены по номеру смены;
• отчет итогов активизации;
• документ по номеру КПК;
• контрольная лента по номеру смены.

Фирма или предприниматель может заплатить другой фирме или предпринимателю по одному договору наличными не более 100 000 рублей. Это установлено указанием Банка России от 9 декабря 2019 г. № 5348-У.

Если у вас возникла необходимость заплатить другой фирме наличными более 100 000 рублей, то можно заключить с ней несколько договоров. При этом каждый контракт должен составляться на сумму, не превышающую установленного лимита.