Основные (главные) организационные документы компании

Основополагающими для деятельности компании являются учредительные документы, которым посвящен отдельный раздел в настоящем бераторе. Кадровые документы, в работе над которыми принимает участие юрист, содержатся в другом отделе настоящего раздела.

К числу главных организационных документов компании, на которых базируется ее деятельность, относятся документы, которые должна получить компания в ходе своей регистрации или при внесении изменений в учредительные документы, а также при регистрации изменений, не связанных с изменением учредительных документов (например, смена паспорта генеральным директором).

Требования к содержанию основных документов компании содержатся в федеральных законах Российской Федерации, регулирующих деятельность юридического лица соответствующей организационно-правовой формы.

В статье 50 Федерального закона от 8 февраля 1998 года № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и в статье 89 Федерального закона от 26 декабря 1995 года № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» указаны документы, которые должны храниться в компаниях такой организационно-правовой формы.

Вот список, наиболее полно отражающий, какие документы могут храниться в компании:

• устав, изменения и дополнения, внесенные в устав общества, зарегистрированные в установленном порядке – учредительные документы юридического лица;
• свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН);
• свидетельство о постановке на учет в налоговом органе и присвоении ИНН;
• свидетельства о внесении изменений в учредительные документы (если вносились изменения);
• письмо Госкомстата РФ о присвоении кодов статистики с кодами видов деятельности (ОКВЭД);
• выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ);
• свидетельства о регистрации сведений, не связанных с внесением изменений в учредительные документы;
• протокол № 1 учредительного собрания о создании общества или решение о создании (если один учредитель);
• извещения о постановке на учет:
  • в Пенсионном фонде;
  • в Фонде социального страхования;
  • в Фонде обязательного медицинского страхования;
• зарегистрированный в установленном порядке эскиз печати компании;
• документы о регистрации товарного знака и т. д.
• лицензии;
• протоколы общих собраний участников или акционеров компании, заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, ревизионной комиссии (ревизора) общества и коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции);
• документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
• внутренние документы общества;
• положение о филиале или представительстве общества;
• годовые отчеты;
• документы бухгалтерского учета;
• документы бухгалтерской отчетности;
• бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров;
• отчеты независимых оценщиков;
• списки аффилированных лиц общества;
• списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании участников (акционеров), имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления участниками (акционерами) своих прав в соответствии с требованиями закона;
• заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля;
• для акционерных обществ – проспекты эмиссии, ежеквартальные отчеты эмитента и иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с законом;
• иные документы, предусмотренные законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации.

Оригиналы учредительных документов, а также их нотариально заверенные копии должны храниться в недоступном для широкого круга лиц месте. Это может быть личный сейф генерального директора, главного бухгалтера или другого лица, ответственного за хранение этих документов.

Выдача учредительных документов для ознакомления лицам, имеющим такое право, или для представления на обозрение в соответствующие органы производится и оформляется в определенном порядке.

Учредительные документы в оригинале могут потребоваться сотрудникам различных служб компании для осуществления своих непосредственных обязанностей. Например:

• юридической службе;
• бухгалтерии компании.

В компании должен вестись журнал выдачи учредительных документов, в котором отмечаются дата и время выдачи, фамилия и инициалы, должность лица, которое берет учредительные документы, список документов, которые выдаются.