Письмо

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Оно служит средством общения с учреждениями, гражданами, позволяет сообщать различные сведения, уведомлять о событиях.

Письмо используют в том случае, когда невозможно решить вопрос другими средствами (в ходе личной беседы, телефонного разговора).

Письма могут содержать просьбу, предложение, претензию, запрос, извещение, информацию, отказ, напоминание и т. д.

Текст письма состоит из вводной и основной частей. В вводной части указывают причины, послужившие основанием для составления письма, приводят ссылки на факты, документы и т. д.

В основной части письма излагают цель: просьбу, предложение, обращение, отказ и т. д. Впрочем, письмо может состоять только из основной части.

Все логические элементы письма выделяют абзацами. В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение. Следует избегать ненужных сокращений.

Письмо оформляют в двух экземплярах. Первый экземпляр подготавливают на бланке и отправляют адресату, второй направляют в дело.

К тексту письма могут быть приложены документы. В этом случае после текста пишут слово «Приложение» и перечисляют документы, входящие в приложение.

Исходящие письма визируют заинтересованные лица. Виза включает название должности, личную подпись, расшифровку подписи, дату.

На входящих письмах должны быть отметка о поступлении и резолюция руководителя. Отметка о поступлении документа подразумевает дату поступления и порядковый регистрационный номер.

Резолюция включает в себя фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения, подпись руководителя и дату написания резолюции.

Если исполнителей документа несколько, их нужно перечислить. Ответственным за исполнение считают того, чья фамилия указана первой.

Письма подписывает руководитель предприятия или структурного подразделения. При подписании письма несколькими лицами подписи располагают друг под другом, соблюдая должностную подчиненность.